Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli raamatupidamise eeskiri

1. ÜLDSÄTTED 

1.1. Eesmärk ja üldpõhimõtted.

Haapsalu SIK-i raamatupidamise sise-eeskiri määrab kindlaks raamatupidamisarvestuse ja aruandluse korraldamise põhimõtted.
Koolis korraldab raamatupidamist pearaamatupidaja lähtuvalt kooli raamatupidamise sise-eeskirjast.
Eeskirja koostamisel on lähtutud Eesti heast raamatupidamistavast, Raamatupidamise Toimkonna juhendidest (RTJ), Riigi raamatupidamise üldeeskirjast (ÜE), Haridus- ja Teadusministeeriumi raamatupidamise sise-eeskirjast ja raamatupidamise seadusest tulenevatest arvestusmeetodidest (RPS). 
Majandusinformatsiooni kajastamisel kasutatakse sünteetilist ja analüütilist arvestust. Sünteetiline arvestus on majandusinformatsiooni kirjendamine kontodele ning analüütiline arvestus on kontodele kirjendatud majandusinformatsiooni detailiseerimine. Analüütilist arvestust peetakse majandustarkvara pearaamatu moodulist eristatud registrites. Alates 01.01.2006 kasutab Haapsalu SIK raamatupidamisprogrammi PMen. Varukoopiad tehakse peale iga kvartali lõpetamist ehk neli korda aastas.

1.2. Eelarve kujundamine

Haapsalu SIK on Haridus- ja Teadusministeeriumi poolt hallatav riigikool, kelle eelarve suuruse määrab kindlaks ministeerium. Kooli eelarve jaotuse protseduur on alljärgnev:

1. pearaamatupidaja koostab esialgse eelarve jaotuskava ja esitab selle kooli direktorile läbivaatamiseks

2. kooli direktor esitab jaotuskava kooli juhtkonna nõupidamisel läbivaatamiseks ja paranduste tegemiseks

3. parandatud ja läbi arutatud variant esitatakse õppenõukogule heakskiitmiseks

4. õppenõukogu poolt heakskiidetud eelarve projekt esitatakse riigikooli nõukogule  kinnitamiseks

5. riigikooli nõukogu poolt kinnitatud eelarve projekt esitatakse Haridus- ja Teadusministeeriumile

6. eelarve täitmist kontrollib pidevalt pearaamatupidaja ja informeerib sellest kooli direktorit

7. eelarve muudatused arutatakse läbi juhtkonna nõupidamistel, analüüsitakse põhjusi ja leitakse ühiselt valdkonnad, mille arvelt on võimalik teha ümbertõstmisi eelarve piires

8. eelarve tasakaalustamiseks tehtud muudatused vormistab kooli direktor käskkirjaga.

1.3. Kontoplaan ja muud majandusinformatsiooni liigendamise tunnused.

1.3.1. Kontoplaan

Koolis kasutatakse ÜE-s kinnitatud kontoplaani. Kontod on kuuekohalised, kus esimene koht tähendab konto liiki, kaks esimest kohta tähendavad kontoklassi, kolm esimest kohta tähendavad kontorühma, neli esimest kohta tähendavad kontogruppi, viis esimest kohta tähendavad kontogrupi alamgruppi ja kuus kohta tähendavad raamatupidamise kontot.
Kontoplaan koosneb järgmistest koodidest:
Kontode koodid - raamatupidamise kontod majandustehingute kirjendamiseks. Kontod jagunevad bilansikontodeks (aktiva ja passivakontodeks), tulemikontodeks (tulude-, kulude- ja  siirete kontod).
Tehingupartnerite koodid - tunnused, mis on omistatud igale iseseisval bilansil olevale allüksusele. Tehingupartnerite koodide kasutamine tagab konsolideeritud aruandluse koostamise konsolideerimisgrupi eri tasanditel võimaldades ellimineerida gruppi kuuluvate isikute omavaheliste tehingute mõju grupi majandusnäitajatele.
Tegevusala koodid - tunnused, mis tagavad majandusinformatsiooni süstematiseerimise üksuse täidetavate funktsioonide lõikes. Raamatupidamiskanne tuleb klassifitseerida peale majandusliku sisu ka tegevusalade järgi.
Allikate koodid - tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida tulusid ja kulusid finantseerimisallikate viisi.
Eelarve koostamisel ja riigieelarve täitmise jälgimisel riigikassas kasutatakse allika koode erinevate tuluallikate arvelt tehtavate kulude eristamiseks.
Rahavoo koodid -  tunnused, mille kasutamine võimaldab jälgida mõningate bilansikontode liikumist aruandeperioodil.

1.3.2. Tunnused täiendava informatsiooni saamiseks

Lisaks kontokombinatsioonile (konto-, tehingupartneri-, tegevusala-, allika- ja rahavoo kood) kasutatakse aruannete koostamiseks täiendavaid bilansis ja tulemiaruandes mittekasutavaid kontosid, mis on vajalikud aruandevormide ja aastaaruannete lisade täitmiseks.
Nimetatud kontodel kajastatakse:
töötajate arvu (koosseisuliste töötajate keskmine arv aruandeperioodil taandatuna täistööajale)
kohustusi-ja nõudeid (laenukohustuste jaotus järelejäänud tähtaja järgi, bilansivälised kohustused ja nõuded);
kontingendi arvu (esitatakse andmed asutuste ja seal teenindavate isikute aasta keskmise arvu ja aasta lõpu arvu kohta).

1.4. Aruanded

1.4.1. Saldoandmik

Kooli raamatupidamisaruandeks on saldoandmik.
Saldoandmiku andmete alusel koostatakse järgmised aruanded: bilanss, tulemiaruanne, pikk bilanss, pikk tulemiaruanne, rahavoogude aruanne ja põhivarade aruanne.
Aasta saldoandmikus esitatakse bilansikontod seisuga 31. detsember ja tulemiaruande kontode saldod perioodi 01.jaanuar - 31.detsember kohta.
Alates 01.01.2008 esitatakse saldoandmik iga kuu kohta kasvavalt kalendriaasta algusest  - bilansikontode saldod aruandekuukuu lõpu seisuga ja tulemiaruande kontode saldod perioodi kohta alates kalendriaasta algusest kuni aruandekuu lõpuni.
Saldoandmikud esitatakse aruandekuule järgneva kuu viimaseks kuupäevaks, välja arvatud saldoandmikud aasta lõpu seisuga, millised esitatakse hiljemalt järgmise aasta 15. veebruariks.

1.4.2. Meetmeandmik

Kooli saldoandmiku juurde kuulub alates 2008. aastast  sellega vastavuses olev meetmeandmik, milles saldoandmikus esitatud tulud ja kulud jaotatakse vastava aasta riigieelarve koostamisel kasutatud meetmetele. Meetmeandmikke koostatakse vastavalt Rahandusministeeriumi koduleheküljel avaldatud riigi tulude ja kulude kulukohtadele ja meetmetele jaotamise juhendile ning Haridus-ja Teadusministeeriumis kehtestatud vastavasisulisele korrale.

1.4.3. Majandusaasta aruanne

Kool koostab lihtsustatud majandusaasta aruande, mis koosneb saldoandmike infosüsteemis genereeritud aruannetest - saldoandmik, pikk bilanss, pikk tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, põhivarade aruanne,
E-riigikassas koostatud eelarve täitmise aruandest ning aruandest avaliku sektori üksuste saldode vahede kohta.
ÜE § 49 alusel kajastatavad netovara ümberklassifitseerimise kanded teeb kooli pearaamatupidaja HTM-i pearaamatupidaja poolt teatatud tähtajaks.
Kooli lihtsustatud majandusaasta aruande kinnitab kooli direktor.
Lihtsustatud majandusaasta aruande koos audiitori hinnanguga esitab kooli direktor HTM-i siseauditiosakonna juhatajale 31.märtsiks.

1.4.4. Muud aruanded

Statistilised aruanded koostatakse koolis pearaamatupidaja poolt ja esitatakse Statistikaametile kinnitatud mahus ja tähtaegadel.
Maksu-ja Tolliametile esitatavad deklaratsioonid edastab kooli pearaamatupidaja elektroonselt vastavalt esitatud nõuetele ja kinnitatud tähtaegadel.

2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE

2.1. Vastustus, aktsepteerimine ja dokumentide kontroll

Haapsalu SIK-is vastutab raamatupidamise eest direktor.
Haapsalu SIK-i korraldab raamatupidamist pearaamatupidaja, ametijuhendis pandud ülesannete ja vastutuse piires.
Algdokumendi aktsepteerimine tähendab majandustehingu õiguspärase toimumise kinnitamist allkirjaga ning eelarve klassifikaatori ning asutusesisese eelarve jaotusest tulenevate lisatunnuste määramist. Aktsepteerijaks on kooli direktor. Tagatud on direktori ja pearaamatupidaja lahusus.
Direktor vastutab selle eest, et:
dokument kajastab majandustehingut õigesti;
dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad  eelnevalt sõlmitud lepingutele;
tehing on seaduspärane ja vajalik;
tehing on kooskõlas eelarvega;
tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;
kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist.
Pearaamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige kajastamise  raamatu-pidamisarvestuses:
tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;
raamatupidamiskontode, meetme, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;
maksetähtpäeva;
tekkepõhise perioodi;
saaja andmed,
kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;
kas direktor on allkirjaga dokumendi kinnitanud.
Iga algdokument peab olema allkirjastatud direktori poolt.
Elektrooniliste ülekannete tegemine: ülekanded sisestab pearaamatupidaja, ülekandeid aktsepteerib direktor.
Direktor määrab E-riigikassa kasutajad ja nende volitused E-riigikassas. Direktori
kinnitatud volikiri esitatakse Rahandusministeeriumile koos volitatud isikute isikut tõendavate dokumentide koopiatega.

2.2. Dokumentidele esitatavad nõuded

Reguleerimiskannete ja  paranduskannete algdokumendiks on raamatupidamise õiend. Raamatupidamis õiendile märgitakse koostaja nimi.
Algdokumendi või selle alusel koostatud koonddokumendi alusel kajastatakse majandustehing raamatupidamisarvestuses ja selle kirjendamine peab sisaldama järgmisi andmeid:
Majandustehingu kuupäev;
raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;
debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;                      majandustehingu lühikirjeldus; algdokumendi nimetus ja number:Paranduskannete dokumentidel peab olema viide parandatava dokumendi asukohale ja vastupidi. 

2.3. Raamatupidamisregistrid ja –dokumendid

Kool on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende tehingute toimumise ajal või kui see ei  ole võimalik, siis vahetult pärast seda.
Raamatupidamisregistreid vormistatakse ja säilitatakse trükitud dokumendina.
Pearaamatupidaja vastutab dokumentide süstematiseerimise eest vastavalt direktori kinnitatud dokumentide loetelule. Majandusaasta dokumendid saadab pearaamatupidaja arhiivi vastavalt kooli asjaajamiskorrale.
Arhiivi pandud dokumentide säilitamise eest vastutab kooli sekretär.

3. MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMINE

3.1. Rahaliste vahendite arvestus

3.1.1. Pangakontod ja siirded riigieelarvest

Riigieelarveliste vahendite kasutamine toimub Riigikassa vahendusel ja Rahandusministri kehtestatud korras. Väljamaksete teostamine ja laekumiste kohta info saamine toimub E-riigikassa kaudu.
Selleks on avatud Rahandusministeeriumi kontsernikonto koosseisus olevad kooli virtuaalkontod (edaspidi v-konto). Tulenevalt rahaliste vahendite majanduslikust sisust kasutatakse järgnevaid v-kontosid:
kulukonto;
tulu majandustegevusest;
toetused -s.h. sponsorrahad, annetused, välisabi, projektide sihtfinantseerimine,
tulu riigivara müügist     
Kooli rahaliste vahendite liikumise kajastamise aluseks on v-konto E-riigikassa väljavõte.
Rahaliste vahendite liikumise v-kontodel kajastab pearaamatupidaja hiljemalt
tehingule järgneval tööpäeval.

3.1.2. Sularahakassa tehingud ja eeskiri

Kooli sekretäriga, kes teostab kassaoperatsioone, on direktor sõlminud materiaalse
vastutuse lepingu.
Kassa sularahatehingute kajastamisel kasutatakse sissetuleku- ja väljaminekuordereid.
Kassasse raha laekumisel vormistatakse sissetulekuorder, millel on kohustuslikud järgmised rekvisiidid:
üksuse nimi;
orderi number;
kuupäev;
isiku ees- ja perekonnanimi, kellelt raha vastu võetakse
mille alusel sissemaks toimub;
summa numbrite ja sõnadega;
sekretäri allkiri
Raha vastuvõtmise kohta antakse raha kassasse maksnud isikule kviitung (üks osa sissetulekuorderist).
Kassast sularahas väljamaksete tegemine on koolis korraldatud alljärgnevalt:
sekretär aitab õpilastel täita avalduse/taotluse ja maksab lastele kassast sõidukompensatsiooni. (Muuks sularaha kassast ei väljastada).
Selleks teeb ta Pmen-s arvelduste moodulis kande (RIK-i puhul valib tüüpkande) objektil 203560 (D413420 TP 800699 TT09212 M150*** K203560 TP800699), trükib dokumendi (on koostatud taotluse vorm arve põhja alusel) ning seejärel impordib sekretär väljamakstava summa kassa moodulisse (moodustub väljamaksuorder ja tekib kanne D203560 TP800699 K100000). Laps allkirjastab nii taotluse kui annab ka allkirja väljamaksuorderile raha saamise kohta.
Kassaorderite alusel koostatakse iga päev koonddokument (kassaraamat, kassa aruanne), kust nähtub sularaha jääk kassas päeva alguseks, sissetulekud ja väljaminekud maksedokumentide numbrite järjestuses ja sularaha jääk kassas päeva lõpuks. Koonddokumendile lisatakse kassadokumendid, allkirjastatakse koostaja poolt. Kassasse laekunud sularaha arvelt on keelatud kulutuste tegemine, väljamakseid on lubatud teha ekslike laekumiste tagastamiseks ja inkasseerimiseks panka. Sularaha hoitakse seifis. Seifi võti on sekretäri valduses.
Seifi võtmeid ei tohi anda kolmandate isikute valdusesse või jätta järelvalveta kohta, kust need võiksid sattuda kolmandate isikute valdusesse. Sekretäri asendamisel teostatakse kassainventuur ning sularaha, kassa dokumentatsioon ja seifi võti antakse kassapidaja kohuseid täitvale isikule üle üleandmise-vastuvõtmise aktiga.
Sularaha päevalimiit on 15.000.- krooni. Ootamatuid inventuure teostatakse kaks korda aastas.

3.1.3. Projektid

Projektide raamatupidamist korraldab kooli pearaamatupidaja.
Projektide kulude eest tasumisel ettemakseid ei tehta, makstakse kuludokumentide  alusel. Dokumente hoitakse eraldi kaustas. Kuludokumendid kinnitab direktor. Dokumendid arhiveeritakse.
Koolil on:
Comenius projekt
Kultuurkapitalile kirjutatud projekt
Hasartmängu Nõukogule kirjutatud projekt

3.2. Varude arvestus

Varude kajastamisel lähtutakse RTJ 4 põhimõtetest.
Varude arvestust peetakse bilansiväliselt.
Soetatud materjalid kantakse raamatupidamises kuluks soetamise perioodil.

3.3. Varade arvestus

3.3.1. Materiaalse põhivara arvestus

Materiaalse põhivara  arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest.
Materiaalseks põhivaraks loetakse soetatud ja tasuta saadud põhivarasid.
Tehingutes riigivaradega juhindutakse Riigivara seadusest ja Vabariigi Valitsuse kehtestatud registripidamise, registrisse andmete esitamise, kannete muutmise või kustutamise ning registrist väljaarvamise korrast. Riigivara  arvelevõtmise registreerimiskaardil märgitakse soetusmaksumuseks bilansis kajastuv soetusmaksumus.
Registreerimiskaardid esitab kool HTM riigivaraosakonnale ühepoolse väljatrükina kahes eksemplaris direktori ja pearaamatupidaja poolt allkirjastatuna.
Riigivara valitsejaks märgitakse Haridus-ja Teadusministeerium, kes ka riigivara valitsejana kaardid kinnitab (Kool ei tohi registreerimiskaardile panna asutuse pitsatit).    
Komplektina (näiteks arvutikomplekt, mööblikomplekt) võib põhivara arvele võtta siis, kui kogum/komplekt moodustab ühesuguse kasutusega terviku ning kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Komplektina arvele võetava varagrupi osadele antakse ühtne inventarinumber ja markeering pannakse ühele komplekti osadest.
Materiaalne põhivara markeeritakse inventarinumbriga.
Ostetavate uute varade amortisatsiooninormid alates 01.01.2008 on:
Hooned 2,5%
Rajatised 2,5%
Masinad ja seadmed 25%
Transpordivahendid 20%
Inventar 20%
Arvutustehnika 33,3%
Põhivara hakatakse amortiseerima igakuiselt alates selle kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse selle täieliku amortiseerumise või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Kui 100%-liselt amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse nii soetusmaksumust kui ka kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud.
Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventuurikomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et vara tegelik kasulik eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooninormi muutmiseks. Kooli direktori  käskkirja alusel muudab pearaamatupidaja amortisatsiooninormi.
Amortisatsiooninormi muutust kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, tagasiulatuvalt amortisatsiooni ümber ei arvestata.
Põhivara soetamisel, sh etapiviisilisel soetamisel ja rekonstrueerimisel, on raamatupidamisekirjendi koostamisel aluseks vara vastuvõtmise akt või ostuarve, mis sisaldab lisaks algdokumendile kehtestatud nõuetele järgmist informatsiooni:
põhivara nimetus (klassifitseerimine vastavalt kontoplaanile)
põhivarale omistatud inventari number
täpsustatavad tunnused (näiteks sõiduki reg.number, arvuti tehasetähis vms.)
põhivara asukoht
amortisatsiooninorm
materiaalselt vastutava isiku kinnitus vara vastuvõtmise kohta.
Materiaalselt vastutava isiku määrab kooli direktor käskkirjaga.
Iga arvele võetud põhivaraobjekti kohta peab pearaamatupidaja arvestust põhivarakaartidel  (ÜE §41 lg 7). Kui materiaalselt vastutav isik annab tema vastutusel oleva vara tööülesannete täitmiseks teiste ametiisikute kasutusse, annab vara saaja allkirja konkreetse vara vastuvõtmise ja vastutavale hoiule ülemineku kohta. Vara vastuvõtmise ja kasutaja vastutavale hoiule ülemineku kohta vastava dokumendi koostamise ja säilitamise kohustus on materiaalselt vastutaval isikul. Materiaalselt vastutav isik on  kohustatud pidama arvestust kasutusse antud vara kohta kasutajate lõikes.
Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine kajastatakse raamatupidamisarvestuses vastavalt ÜE § 44 ja §46 kehtestatud nõuetele.
Müügiootel põhivara kajastatakse vastavalt RTJ 5 § 79-83 esitatud nõuetele.
Varade müügi puhul vormistab pearaamatupidaja arve.
Põhivarade parenduse kajastamine toimub vastavalt RTJ 5 § 40-41 nõuetele.
Põhivarade mahakandmine toimub kooskõlas „Riigivaraseadusega” ning pearaamatupidajale vara mahakandmise  aluseks on direktori kinnitatud vara mahakandmise akt ja direktori käskkiri.

3.3.2. Bilansivälise väheväärtusliku vara arvestus

Väheväärtuslik vara maksumusega 5 000.- - 29 999,99 krooni (ilma käibemaksuta), mis on asutuse tegevuseks soetatav inventar ja mis ei vasta põhivara tunnustele, kantakse soetamisel kuluks ja peetakse bilansivälist arvestust vastutajate ja asukohtade lõikes.
Varaobjektid maksumusega kuni 5000 krooni kantakse soetamisel kuluks ja bilansivälist arvestust ei peeta.
Väheväärtusliku vara vastuvõtmine vormistatakse kuluarvel. Väheväärtuslik vara kantakse maha, kui vara on nii füüsiliselt kui ka moraalselt vananenud, vara on muutunud kasutuskõlbmatuks või hävinenud. Mahakandmiseks vormistab materiaalselt vastutav isik bilansivälise väheväärtusliku vara mahakandmise akti, milles peavad sisalduma järgmised andmed: mahakandmisele kuuluva vara nimetus, kogused, hinnad ja maksumused ning mahakandmise põhjus. Mahakandmise akti kinnitab kooli direktor.
Mahakandmise akti põhjal eemaldatakse vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises ja materiaalselt vastutava isiku arvel. Bilansivälise väheväärtusliku vara üleandmine ühelt materiaalselt vastutavalt isikult teisele materiaalselt vastutavale isikule vormistatakse bilansivälise väheväärtusliku vara üleandmise-vastuvõtmise aktiga.
Rendile võetud varade osas peetakse bilansivälist arvestust.

3.3.3. Kasutusrent

Kasutusrendi kajastamisel lähtutakse RTJ 9 põhimõtetest. Kasutusrendile võetud vara kooli raamatupidamisbilanssi arvele ei võeta ja amortisatsiooni ei arvestata. Rendimaksed kantakse selle perioodi kuludesse, mille eest renti arvestati.

3.4. Nõuete arvestus

3.4.1. Muud nõuded ja ettemaksed

Kontogrupis 1030 kajastatakse kooli poolt osutatud teenuste andmist.
Nõuded kajastatakse ostjate vastu esitatud arvete alusel (töötajate toiduraha).
Kontogrupis 1036 kajastatakse muid nõudeid.
Kontol 103690 kajastatakse  ekslikult üle kantud summade tagasinõuded.
Kontogrupis 1039 kajastatakse töötajatele ettemakstud summasid.
Kontol 103920 kajastatakse lähetus-ja majanduskulude ettemakseid, mis teostatakse kooli direktori käskkirja alusel. Ettemaksudelt kuludesse kandmine toimub kooli direktori kinnitatud lähetus-või majanduskulude aruande alusel. Juhul, kui kulud on olnud väiksemad, kui saadud avanss, maksab avansi saaja kooli v-kontole majanduskulude kasutamata summa aruandekuu viimaseks tööpäevaks ning lähetuskulude kasutamata summa  lähetusele järgnevaks 3 tööpäevaks. Kui mingil põhjusel avansisaaja ei ole kasutamata summat tagastanud, peab pearaamatupidaja nimetatud summa palgast kinni.
Siin kajastatakse ka töötajatele ettemakstud puhkusetasud - kontol 103930 ja nendelt arvestatud maksud -kontodel 103931, 103932.

3.4.2. Nõuete hindamine

Nõuete hindamisel (ÜE §37 lg 2) ebatõenäoliselt laekuvateks kasutatakse ligikaudset meetodit s.t. nõuded, mille maksetähtaeg on ületanud 90-180 päeva, hinnatakse alla 50% ulatuses ning nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud 180 päeva võrra, hinnatakse alla 100 % ulatuses.

3.5. Kohustuste arvestus.

Kontogrupis 201 kajastatakse lühiajalisi kohustusi hankijatele ostetud toodete ja teenuste eest ning muud võlad.
Kontogrupis 202 kajastatakse aruandeperioodil töötajate poolt väljateenitud, kuid väljamaksmata töötasud, puhkusetasud ja muud võlad töötajatele. Siin kajastatakse ka töötasudelt arvestatud ja kinni peetud, kuid deklareerimata maksukohustused, mille deklareerimise kuu ei ole veel saabunud.
Kontol 202050 kajastatakse kohustust töövõtjale lähetus- ja majanduskulude eest ning
õppelaenu kustutamise kohustust õppelaenugraafikus märgitud tähtaja kuupäevaga.
Lähetuskulud kompenseerib kool hiljemalt 7 tööpäeval arvates aruande pearaamatupidajani jõudmisest.
Kontol 202090 kajastatakse töötajatelt kinnipeetud, kolmandatele isikutele ülekantavaid summasid – A/Ü liikmemaks. Raamatupidaja teostab kinnipidamised seadusega sätestatud juhtudel.
Kontogrupis 2030 kajastatakse tekkepõhiselt deklareeritud maksukohustused, mis peavad võrduma maksukoguja poolt näidatud tekkepõhise nõudega bilansipäeval.
Kontol 203560 kajastatakse toetuste kohustusi - õpilastele sõidukompensatsioonide eest). 
Kontogrupis 2038 kajastatakse toetusteks saadud ettemakseid.
Kontol 203850 kajastatakse toetuseks saadud Comenius projekti raha.  

3.6. Tegevustulude arvestus

3.6.1. Teenuste müük

Kontorühmas 322 kajastatakse põhitegevuse tulemusena tekkepõhiselt arvestatud majandustegevuse tulu.
Kontol 322040 kajastatakse kooli sööklas osutatavat toitlustusteenust, s.o. toidu müük oma töötajatele.
Kontol 322090 kajastatakse muudest haridusalasest tegevusest saadavat tulu, s.o. õpilaste poolt lõhutud mööbli sissemaks.

3.6.2. Saadud toetused

Toetuste kajastamisel lähtutakse ÜE  7.peatükis toodud põhimõtetest.

3.7. Tegevuskulud

3.7.1. Muud toetused füüsilistele isikutele

Kontogrupis 4134 kajastatakse eraldised õpilastele õppetoetuste seaduse ja haridusseaduse alusel ning muudel juhtudel, kui toetuse määramise aluseks on õppimine (õpilase sõidukompensatsioon).

3.7.2. Tööjõukulud

Tööjõukuludena kajastab kool töövõtjatele (avalike teenistujatele, töölepingu ja töövõtulepingu alusel töötavatele isikutele) arvestatud töötasud, nimetatud tasudega maksustamisel võrdsustatud tasud ja erisoodustused ning nendelt arvestatud maksud. Tööjõukulud kajastatakse tekkepõhiselt, töötasud kontorühmas 500, erisoodustused
kontorühmas 505, tasudelt ja erisoodustustelt arvestatud sotsiaal- ja tulumaks
kontorühmas 506.
Töötasu arvestamise aluseks on tööleping või töövõtuleping ja käskkiri ametisse võtmiseks.
Töötasu arvestamiseks peab eelpool nimetatud dokumentidel kajastuma üheselt arusaadav (ilma lisainformatsiooni otsimata) järgmine info:
töövõtja ees-ja perekonnanimi;
töövõtja isikukood;
tööle asumise kuupäev;
ametikoht                    
kuu töötasu kokku ning töötasu summaliselt komponentide lõikes (astmepalk, ning püsiv lisatasu).
Töötasu arvestab pearaamatupidaja tööajagraafikute alusel ning vastavalt töövõtulepingutes sõlmitud kokkulepetele. Tööajagraafikud (lisa 1) ja käskkirjade koopiad ametisse võtmise ja lisatasude kohta tuleb esitada pearaamatupidajale iga kuu
25-ndaks kuupäevaks direktori poolt kinnitatuna.
Töövõtja töötasu maksustamisel on tulumaksuvaba miinimumi rakendamise aluseks märge töövõtja avaldusel. Avaldusena kasutatakse spetsiaalselt selle jaoks välja töötatud blanketti (lisa 2).
Ühekordsete lisatasude arvestamise aluseks on kooli direktori käskkiri.
Nendeks lisatasudeks võivad olla näiteks kooli direktori poolt töötajale antud, kuid ametijuhendis fikseerimata töökohustuste ja ülesannete eest makstav lisatasu, ühekordsed asendustasud ajutiselt äraoleva töötaja asendamiseks, ajutine töömahu suurenemisega seonduv lisatasu ning muud seaduse alusel makstavad lisatasud (ületunnitöö, lisatasu riigipühadel ja puhkepäevadel tehtud töö eest, lisatasu õhtuse ja öötöö eest jne). Käskkirjal peab olema märgitud kuupäev või kuupäevade vahemik, millise perioodi eest ja kui palju lisatasu makstakse.
Ka toetuste, preemiate ja tulemustasude arvestamise aluseks on kooli direktori  kinnitatud käskkiri.
Toetuste (sh. puhkusetoetuse) tekkepõhiseks kuuks loetakse kuud, millal vastavasisulise käskkirja kooli direktor kinnitas (ei jagata tegelikule puhkuseajale).
Puhkusetasude arvestamise aluseks on kooli direktori kinnitatud aasta puhkusegraafik või puhkuse ajakava muutmise käskkirjad.
Puhkuse muutmiseks on  töövõtja kohustatud esitama avalduse vahetult direktorile hiljemalt kaks nädalat enne puhkusegraafikus märgitud puhkuse algust.
Üldjuhul makstakse puhkuseraha puhkuse algusele eelneval eelviimasel tööpäeval.
Tagamaks puhkusetasu väljamaksmist seadusest tuleneval tähtajal, tuleb  puhkusegraafiku või puhkuse ajakava käskkirjade koopiad esitada pearaamatupidajale hiljemalt  7 tööpäeva enne töövõtja puhkuse algust.
Juhul, kui puhkusetasu, mis seadusest tulenevalt on arvutatud keskmise päevapalga alusel (s.t. juhul, kui puhkusetasu arvutamise vajaduse tekke kuule eelnenud kuues kalendrikuus oli arvestatud ebareeglipäraseid lisatasusid, mis ei ole sisust lähtudes üheks kuupalga komponendiks) on väiksem kui puhkusetasu kuupalga alusel, arvestatakse ja makstakse töövõtjale puhkusetasu kuupalga alusel.
Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber  kord aastas, seisuga 31.detsember. Puhkusetasude kohustuse muutus kajastatakse  kord aastas, aastalõpu seisuga. Puhkusetasude kohustuse arvutamisel  lähtub pearaamatupidaja  „Puhkusetasu arvutamise korrast”. Üldjuhul on arvestuse aluseks kuue  kuu tasud juulikuust detsembrikuuni ning puhkusetasude korrigeerimine kajastatakse (ÜE §31 lg 6) raamatupidamisarvestuses aruandeaasta lõpul kuluna (vähenemine kulu vähendusena).
Ettesaadud puhkusepäevade tasu saldeeritakse puhkusetasu kohustustega.
Töösuhte lõpetamist kajastavas käskkirjas peab olema märgitud
töövõtja ees-ja perekonnanimi;
töösuhte lõpetamise kuupäev;
puhkusekompensatsiooni arvestuse aluseks olev päevade arv;
otsus ettesaadud töötasu/puhkusetasu kinnipidamise/mittekinnipidamise või  nõude esitamise kohta.
Töötasudelt, puhkusetasudelt ja muudelt töövõtjatele makstud tasudelt tulu-ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustuse maksete ning erisoodustustelt makstud tulu-ja sotsiaalmaksu kinnipidamine, arvestamine ja ülekandmine Maksu-ja Tolliametile toimub kehtivate maksuseaduste järgi. Kogumispensioniga liitumist kontrollib pearaamatupidaja elektroonselt aadressil: http://www.pensionikeskus.ee .
Arsti väljastatud töövõimetuslehed edastab pearaamatupidaja sekretärile, kes vastutab töövõimetuslehtede postitamise eest Eesti Haigekassale
Maksudeklaratsioonid esitab pearaamatupidaja elektrooniliselt Maksu-ja Tolliametile kehtestatud tähtaegadel.
Esitatud deklaratsioonid trükib pearaamatupidaja E-Maksuametist, allkirjastab ja vastutab selle eest, et kooli raamatupidamises olevad andmed on vastavuses E-Maksuameti andmetega.
Erisoodustustena kajastatakse Tulumaksuseaduse alusel oma töötajatele tehtud erisoodustusi.
Kui erisoodustuse alusdokumendil on kajastatud käibemaks, kuid see kuulub erisoodustuse definitsiooni alusel samuti maksustamisele kui erisoodustus, siis kajastatakse seda koos põhisummaga kontogrupis 505.
Erisoodustuse kulu tuleb kajastada selles kuus, milles see kuulub Tulumaksuseaduse alusel deklareerimisele.
Erisoodustuse kajastamise algdokumentideks saavad olla kooli direktori käskkirjad, arved, lähetuskulude aruanded, jmt.
Arvetel, kus osaliselt on erisoodustusmaksuga maksustatavaid teenuseid, märgib kooli direktor oma töötajate isikute arvu. Pearaamatupidaja arvestab keskmise hinna tarbitud teenusele töötaja kohta ja vastavalt sellele kajastab teenuse erisoodustusena. Arvetel, kus kooli direktor on märkinud oma töötajate tarbitud teenuse täpse maksumuse, kajastab pearaamatupidaja erisoodustusena tegeliku kulu.
Kui kuludokumendil ei ole võimalik täpselt määratleda erisoodustuste kulude arvestamiseks vajalikke proportsioone, annab kooli direktor hinnangu maksustatava ja mittemaksustatava osa kohta protsentides (näiteks: 30%-maksustatav ja 70%-mittemaksustav).
Õppelaenude kustutamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud korrale („Õppelaenu tagasimaksmise ning kustutamise tingimused ja kord”).

3.7.3. Majandamiskulud ja muud tegevuskulud

Kooli tegevuskuludena näidatakse ainult kooli tegevusega seotud kulusid.
Majandamiskulude kajastamisel lähtutakse ÜE lisa 1 kontoplaani kasutusjuhendis toodud põhimõtetest.
Kingituste ostuarvetel peab olema kingituse saaja nimi ja asutuse/ettevõtte nimi, keda ta esindab või näidatakse ära kingituse otstarve.
Lähetuskuludena kajastatakse töötajate ja teenistujate lähetuskulud Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud piirmäärade ulatuses. Lähetuskulude tasumiseks kasutatakse Lähetus- ja koolituskulude aruannet (lisa3).
Koolituskuludena kajastatakse oma töötajate koolitamiseks ja täiendõppeks tehtud kulud  „Täiskasvanute koolituse seaduse” § 3 lõige 3 alusel. Näiteks kõik koolitusega seotud sõidukulud, päevarahad jmt. kajastatakse koolituskuludena. Koolituskulude tasumiseks kasutatakse Lähetus- ja koolituskulude aruannet (lisa3).
Koolitusteenuse ostmise ostuarvetel peab olema märgitud koolitatavate ehk osavõtjate nimed või lisatud osavõtjate nimekiri.
Selle eest, et kooli direktori korralduses ja töötaja kuluaruandes oleks üheselt mõistetav, kas tegemist on lähetuse- või koolituskuludega, vastutab kooli direktor.
Isikliku sõiduauto kulud kompenseeritakse vastavalt Vabariigi Valitsuse kehtestatud korrale („Isikliku sõiduauto teenistus-, töö-ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja hüvitise piirmäärad”).
Vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele „Kuvariga töötamise töötervishoiu ja tööohutuse nõuded” §3 lg 6 hangib tööandja töötajale, kelle nägemisteravus on vähenenud, kuvariga tööks ettenähtud prillid või kokkuleppel töötajaga hüvitab nende maksumuse kuid mitte üle 2500.- krooni.
           
4. VARADE JA KOHUSTUSTE INVENTEERIMINE

Inventeerimisel  lähtutakse ÜE 11. peatükis  kehtestatud nõuetest.
Kooli direktor määrab käskkirjaga:
sularaha, varude, materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventuuri läbiviimise eest vastutavad isikud;
inventuuri läbiviijad (vähemalt 3 läbiviijat);
kuupäeva, millise seisuga inventeerimine läbi viiakse;
tähtaja, mis kuupäevaks inventeerimine lõpetatakse.
Inventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed (inventuuri läbiviijad) kui ka varade eest vastutav isik.  Vajadusel võib inventuurikomisjon moodustada töökomisjone või kaasata spetsialiste komisjoni töösse.
Pearaamatupidaja võrdleb sularaha saldosid iga päev.
Kooli direktor vastutab selle eest, et vähemalt 2 korda aastas korraldatakse sularaha ootamatu kontroll ning aastalõpu inventuur.
Sularaha inventeerimiseks loeb inventuurikomisjon raha üle kassas.
Inventuurikomisjon dokumenteerib tulemuse sularaha inventuuri aktiga, allkirjastab  akti ning seejärel edastab akti  pearaamatupidajale.
pearaamatupidaja kontrollib sularaha inventuuri akti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga ning kinnitab võrdluse läbiviimist oma allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega.
Erinevuste korral koostab pearaamatupidaja sularaha inventuuri akti alusel raamatupidamise õiendi ja kajastab vastavalt ÜE § 52 puudujäägid kuni nende hüvitamiseni kontol 103690; ülejäägid kontol 388890 (ülejäägi maksab aruandev isik  Rahandusministeeriumi arveldusarvele üksuse muude tulude v-kontole).
Üks kord aastas saadab pearaamatupidaja kõikidele finantsinstitutsioonidele, kellega koolil on aruandeaasta jooksul toimunud rahalisi arveldusi, saldojääkide kinnitamiseks kirjad.
Saldokinnituskirjadest jääb kooli koopia. Pearaamatupidaja võrdleb saabunud vastust raamatupidamisandmetega, mille tulemusena vormistatakse kirjalik võrdlusleht. Võrdlusleht säilitatakse koos tagastatud saldoteatistega ja nende teatiste koopiatega, millele vastust ei tulnud.

Kui tehingu osapooled ei saavuta kokkulepet saldode ühtlustamiseks, pöördubkooli pearaamatupidaja HTM pearaamatupidaja poole. Kui ka HTM pearaamatupidaja ei leia küsimusele lahendit, edastab ta probleemi koos selgitustega rahandusministeeriumile aadressil, mis on antud rahandusministeeriumi koduleheküljel kõikide riigi raamatupidamissüsteemi aruandeid puudutavate küsimuste esitamiseks.
Rahandusministeeriumi pakutud lahenduse alusel vahe parandatakse.
HTM konsolideerimisgruppi (Üksused, mille TP kood algab numbritega 007) kuuluvate asutuste omavaheliste saldode lubatud vahe piirmäära ei kehtestata, s.t. vahesid olla ei tohi ning tulud-kulud ja nõuded-kohustused peavad asutuste vahel olema vastavuses.
Võrdlemise protsessi väljundiks on kirjalik saldode võrdlusleht, mis säilitatakse koos aastainventuuri dokumentatsiooniga.