Haapsalu Sanatoorne Internaatkool ASJAAJAMISKORD

1. ÜLDALUSED

1.1. Käesolev asjaajmiskord määrab kindlaks Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli (edaspidi kool) dokumentide vastuvõtmise ja väljasaatmise, registreerimise ja täitmisele suunamise, töötlemise, tähtajalise täitmise kontrolli, dokumentide koostamise, vormistamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise, toimikute moodustamise ja säilitamiseks ette-valmistamise, dokumentide säilitamise, kasutamise ja hävitamise ning asjaajamise üle-andmise nõuded.
1.2 Kooli asjaajamiskorra eest vastutab kooli juhiabi, struktuurüksuse juht (direktori asetäitja õppe-kasvatusalal, direktori asetäitja majanduse alal, pearaamatupidaja.
1.3 Asjaajamiskorra nõuete täitmine on kohustuslik kõigile Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli õpetajatele, kasvatajatele  ja teenistujatele nende ametikohustuste täitmisel.
1.4 Haldusdokumendid asjaajamiskorra mõttes on dokumendid, mis koostatakse kooli juhtimise ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks (näiteks: korraldused, käskkirjad, protokollid, aktid, avaldused, analüüsid, arvamused, esildised, kirjad, märgukirjad, teatised, tõendid jm).
1.5 Asjaajamiskord peab tagama kooli efektiivse töö: koostatavate dokumentide optimaase koosseisu ja hulga, dokumentide kiire ringluse, operatiivse infootsingu ning juurdepääsu, asjade tähtaegse lahendamise kontrolli, dokumentide säilimise. Asjaajamiskord eeldab asjaajamise mitteloominguliste operatsioonide maksimaalset automatiseerimist, unifitseeritud dokumendivormide ja trafarentsete tekstide kasutamist, samuti asjade operatiivset lahendamist telefoni või läbirääkimiste teel, kui dokumentide koostamine ei ole tingimata vajalik.
1.6 Asjaajamisperioodiks Haapsalu Sanatoorses Internaatkoolis õppetööga seonduv on õppeaasta, raamatupidamislikult on asjaajamisperioodiks kalendriaasta.
1.7 Riikliku saladust ja konfindentsiaalsete dokumentidega töötamise kord määratakse vajadusel erijuhendiga.
1.8 Asjaajamiskorrale on lisatud dokumentide vormistamise näidised eesmärgiga abistada ametnikke dokumentide vormistamisel. Näidistega ei esitata nõudeid dokumentide sisule.

üles

2. HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED

2.1. Dokumendiplangid
2.1.1 Haldusdokumendid (edaspidi dokumendid) vormistatakse plankidel. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse kirja- ja üldplanki (lisad 3). Kirjaplanke kasutatakse tõendite, taotluste, iseloomustuste, hinnetelehtede jmt vormistamiseks, üldplanke korralduste, käskkirjade, protokollide, aktide, juhendite ja teiste mitteadresseeritavate dokumentide vormistamiseks. Kirja- ja üldplanki eristab plangile trükitud rekvisiitide koosseis (p 2.2.1).
2.1.2 Dokumendiplanke võib valmistada arvutil või koopiamasinal.
2.1.3 Dokumentide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada loetavatena.
2.1.4 Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paberi kahte formaati - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (210 x 148 mm). Vajadusel võib formaati A4 kasutada põikilehena, formaati A5 võib kasutada riigisiseste dokumentide vormistamiseks (kaaskirjad, tõendid jms).
2.1.5 Dokumendi veeriste laiused on:
vasak - 30 mm
ülemine - 8 mm
parem - 12 mm
alumine - 9 mm
Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on 12 mm ja parema veerise laius 30 mm.
2.1.6 Kooli – Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli  nimi trükitakse suurte tähtedega paksendatult ja sõrendatult (kirjaplangil 18 punkti, üldplangil 14 punkti, kontaktandmete trükkimiseks 8-10 punkti).
2.1.7 Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde (võõrkeeltesse).
2.2. Dokumendi rekvisiidid
2.2.1 Dokumentide vormistamiseks kasutatakse järgmisi rekvisiite:
1) kooli logo
2) dokumendi väljaandja (Haapsalu Sanatoorne Internaatkool  )
3) asutuse registrikood
4) dokumendi nimetus (ainult üldplangile)
5) kuupäev
6) dokumendiregistri number (indeks)
7) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri numbrile (indeksile)
8) väljaandmise koht
9) dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge (KIIRE, KONFIDENTSIAALNE, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS)
10) adressaat (kirjaplangil)
11) kinnitusmärge (üldplangil)
12) pealkiri
13) pöördumine (kirjaplangil)
14) tekst
15) tervitusvormel (kirjaplangil)
16) allkiri
17) märkus lisade kohta
18) lisaadressaadis (jaotuskava)
19) kooskõlastusmärge
20) viisa
21) pitsat
22) märge dokumendi ettevalmistamise astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (EELNÕU, PROJEKT, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE)
23) ärakirja, väljavõtte kinnitusmärge
24) koostaja nimi
25) asutuse kontaktandmed
2.2.2 Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kogum, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord on püsiv.
2.2.3 Kõigi paberkandjale vormistavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on "Dokumendi väljaandja", "Dokumendiliigi nimetus" (välja arvatud kirjaplangil), "Kuupäev", "Dokumendiregistri indeks" (registreeritavatel dokumentidel), "Tekst" ja "Allkiri".
2.3. Rekvisiitide vormistamise nõuded
2.3.1. Kooli nimi peab täielikult vastama õigusaktile, millega kool on moodustatud, märgitud nimele ja plangil on nimetavas käändes – HAAPSALU SANATOORNE INTERNAATKOOL
2.3.2. Kooli nimi trükitakse paksendatult ja tsentreeritult.
2.3.3. Kooli registrikoodi asukoht on kirjaplangi kontaktandmete väljal paremal pool
2.3.4 Dokumendiliigi nimetus Dokumentide vormistamisel märgitakse dokumendiliigi nimetus (KÄSKKIRI - lisa 4, PROTOKOLL - lisa 5, AKT - lisa 2, AVALDUS - lisa 1) nimetavas käändes paksendatult suurtähtedega lehe vaskust veerisest.
2.3.5 Kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi, kusjuures kuu nimetus kirjutatakse nimetavas käändes. Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna"aasta", vajalikus käändes või lühendi "a".
2.3.6 Vastuskirjadel viidatakse algatuskirja kuupäevale ja dokumendi registriindeksile. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade "Teie" ja "Meie" abil (lisa 3), kusjuures nende märkimisel korratakse täpselt kõiki numbrilisi, tähelisi või tähelis-numbrilisi kombinatsioone koos vahemärkidega.
2.3.7 Üldplangile koostatavate dokumentidele märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes.
2.3.8 Kirjaplangile vormistatavate dokumentide registreerimisel antakse dokumendile registriindeks, mis koosneb sarja tähisest ja järjekorra numbrist registris Üldplangile (koosolek, protokoll, akt) vormistavate dokumentide registreerimisel antakse dokumendile üksnes järjekorranumber.
2.3.9 Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või selle kasutamine on piiratud, tehakse vastav märge (KIIRE, KONFIDENTSIAALNE, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS) suurtähtedega dokumendi esimesele lehele. Sama märge tehakse ka ümbrikule.
2.3.10 Kiri adresseeritakse ametiisikule, asutusele, asutuse struktuurüksusele, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes.
Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras:
1) viisakustiitel (Pr, Prl, Hr) ning ees- ja perekonnanimi
2)·asutus
3)·asutuse struktuurüksus (kui on vaja)
4)·tänav, maja, korteri number (kui esineb)
5)·asula või sidejaoskond
6)·sihtnumber, linn või maakond
Sihtkoht ja riik kirjutatakse viimasele kohale aadressis suurtähtedega. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset pöördumist ning vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas pole märgitud teist adressaati. Kirja adresseerimisel välismaale tuleb järgida "Ülemaailmse postikonventsiooni täitevreglementi". Aadress kirjutatakse ladina tähtedega ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, on soovitatav aadress kirjutada ka samade tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles. Vastusdokumendi adresseerimisel välismaale peab dokumendile märgitav aadress järgima täpselt saaja aadressi koostisosade järjestust ja kirjaviisi. Mitmele adressaadile lahendamiseks või informatsiooniks saadetavad kirjad vormistatakse kirjaplangile. Asutusse jääv ärakiri vormistatakse valgele paberile või valmistatakse koopiamasinal enne viseerimist ja allakirjutamist. Adressaatide vormistamise variandid on järgmised:
1) Püsikorrespondendile saadetavate kirjade adresaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, kusjuures iga adressaadi vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse joon alla. Kui adressaate on rohkem kui neli, märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning lisaadressaatide reale ülejäänud adressaadid, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu "Sama", "Teadmiseks", "Ärakiri" Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressi-väljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on saadetud teadmiseks, saadetakse ärakiri ühest põhiadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirjasaajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla.
2) Valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hukla mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga, lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita.
3) Kui adressaate on palju, koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus "Vastavalt nimekirjale". Väljasaadetavale dokumendile märgitakse konkreetse saaja adressaat.
2.3.11 Õigusaktiga kinnitatav dokument (sisekorraeeskiri, ametijuhend, asjaajamiskord jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli 
direktori (kuupäev)
käskkiri (nr)
Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, nummerdatakse need. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt:
Lisa 1
KINNITATUD
Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli 
Direktori (kuupäev)
käskkiri (nr)
Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamis-vastuvõtmisakt, doku-mentide hävitamise akt jm), vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt (lisa 3):
2.3.12. Kõigil dokumentidel formaadis A4 peab olema pealkiri. Pealkiri avab lühidalt ja üldistavalt dokumendi sisu. Üldjuhul märkida pealkiri nimetavas käändes ning pealkirja lõpus kirjavahemärke ei kasuta.
Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad.
2.3.13. Pöördumisel kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitleid (härra, proua, preili), tiitleid, auastmeid, ja isiku perekonnanime, kusjuures pöördumise lõpus kirjavahemärke ei kasutata. Vormistatakse 2 rida pealkirjast allpool.
2.3.14. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keeleliselt ning stiililiselt korrektne, üheselt mõistetav ning parandusteta. Kirja tekst esitatakse reeglina ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus. Trükitakse 2 (ka 3 või 4) rida allapoole pöördumist, selle puudumisel allapool pealkirja. Pikemate dokumentide teksti liigendatakse nii, et dokument oleks ülevaatlik ja selle kasutamine hõlbus. Väga pikkade (üle 10 lehekülje) dokumentidele koostatakse sisukord. Dokumendi teksti liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul on soovitatav pealkirjastada ka punktid, kui need jagunevad omakorda alapunktideks. Liigendamise variandi puhul tähistatakse peatüki pealkirjad rooma numbritega, alaosa jaotised araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei panda. Kogu dokumenditeksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse.
2.1.15 Lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärke ei kasutata Kui dokument on plokkstiilis, vormistatakse lugupidamisavaldus vasakust veerisest 2 - 4 rida allapool ametikirja teksti. Olenevalt kirja tekstist võib tervitusvormel ka puududa.
2.3.16 Rekvisiit "Allkiri" koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle desifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures allkirja ehk signatuuri jaoks jäetakse peale tervitusvormelit täiendavalt vabaks vähemalt 3 rida. Kui dokumendile (raamatupidamise dokumendid) kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutatakse järgmist rekvisiiti "Allkiri" ühe rea võrra allapoole Kui dokumendi eelnõus ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb allkirja desifreering ja ametinimetus ümber vormistada. Kui ametnikku asendab teine ametnik, siis kirjutatakse alla ametniku ametinimetus ja selle ametniku ametinimetus, kelle ülesandeid ta täidab. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt: Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.
2.3.18 Kui dokumendi (õigusakti) sisu on vaja tutvustada ka teis(t)ele ametiisiku(te)le, tehakse vastav märge (jaotuskava) lisaadressaadi real
2.3.19 Kui dokumendi jõustumine on seotud selle kohustusliku kooskõlastamisega teise asutuse või ametiisikuga, vormistatakse märge analoogselt rekvisiitidega "Kinnitusmärge", kasutades sõnu "Kooskõlastan" või "Kooskõlastatud". Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi teksti viimasele lehele ja allkirjadest allapoole lehe paremale poole.
2.3.20 Dokumendi eelnõu (projekt) viseeritakse asjaomaste ametiisikute poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja desifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest. Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. Õigusaktide puhul paigutatakse viisad originaali viimase lehe pöördele. Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval dokumendil.
2.3.21 Koolipitser pannakse, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte. Kooli pitser pannakse tõenditele, teatistele, garantiikirjadele, ärakirjadele, väljavõtetele, põhikooli ja gümnaasiumi lõputunnistustele, iseloomustustele, lepingutele jt. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Pitsatit hoitakse lukustavas laualaekas või selleks ettenähtud raudkapis. Pitsati ja templite hävitamine toimub direktori käskkirja alusel.
2.3.22 Märge dokumendi ettevalmistamise astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta
tehakse kirjapea väljale paremasse nurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata. Dokumendi eelnõu (projekti) esimese lehe ülemises parempoolses nurgas peab olema märge EELNÕU (PROJEKT) koos eelnõu (projekti) vastava variandi valmimise kuupäevaga.
2.3.23 Dokumendi ärakirjad on dokumendi täielikud taasesitused ja väljavõtted on dokumendi osalised taasesitused, mis kinnitatakse vastava märkega. Ametlik kinnitus koosneb sõnadest ÄRAKIRI ÕIGE, VÄLJAVÕTE ÕIGE kirjutatakse lehe va sakust veerisest, kinnitaja allkirjast, allakirjutaja nimest, kuupäevast, kooli pitsati jäljendist. Pitsat pannakse nii, et see riivaks allkirja viimaseid tähti. Kui dokumendi tekstis sisalduva informatsiooni on vaja osaliselt esitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse kooli kirjaplangile. Väljavõtte ülemisse parempoolsesse nurka kirjutatakse sõna VÄLJAVÕTE. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtte õigsust tuleb kinnitada pitsatiga. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada kinnitusmärke ja pitsatiga. Dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise õigus on juhiabil. Dokumentidest väljavõtete õigsuse kinnitamise õigus on koolidirektoril. Arhiivikoopia kinnitusmärke alla märgitakse dokumendi leidandmed.
2.3.24 Kirjaplangile vormistatud dokumendile märgitakse kirja koostaja (vastutava täitja) ees- ja perekonnanimi ja telefoninumber ühele reale vasaku veerise joonelt (näidis 5 ja 6). Juhul, kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allakirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber.
2.3.25 Kooli kirjaplangi kontaktandmed (postiaadress, telefoni- faksi, e-mail ja kooli registri-kood, kontonumber, pank) trükitakse kontaktandmete väljale kolme blokina. Kontaktandme väli eraldatakse sõnumiväljast normaalse (0,25 mm) pidevjoonega. Telefoni- ja faksinumbrid grupeeritakse kolme kaupa tagantpoolt ettepoole kirjavahemärke kasutamata. Vajadusel märgitakse telefoni- ja faksinumbrite ette kaugvalimiskood (lisad 3).
2.3.26 Dokument vormistatakse arvutil püstikirjas sriftiga Times New Roman, suurusega 12 kuni 14, reavahega 1 Dokumentide vormistamisel kirjutusmasinal kasutatakse kirjasammu 2,54 mm või 2,117 mm. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks kasutatakse ühte srifti. Tekstis esiletõstmiseks vajavaid sõnu või lauseid võib vormistada sõrendatult, paksus või kaldkirjas. Dokumendi teksti vormistamist alustatakse pärast kahekordset reavahet. Dokumendi vormistamiseks esitatav käsikiri peab olema kirjutatud loetavas käekirjas. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili.Teksti iseseisvaid lõike joondada vasku veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ning võimalusel sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.

üles

3. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE

3.1 Üldnõuded
3.1.1 Koolis kuuluvad registreerimisele kõik dokumendid, välja arvatud:
1) kutsed, õnnitlused, tänukirjad, kaastundeavaldused
2) reklaamitrükised ja pakkumised
3) perioodilised trükised
4) informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine koolile ei ole kohustuslik
5) kirjad märkega ISIKLIK
6) kirjad, millel aadressaadina on märgitud teine asutus või isik
7) kooli töötajatele isiklikult faksiga saadetud või e-mailiga saadetud kirjad
8) arved (fikseeritakse saabumise kuupäev)
3.1.2 Kõik saabuvad ja väljasaadetavad dokumendid võetakse vastu ja registreeritakse koheselt juhiabi poolt registreerimisraamatus.
3.1.3 Õppetööga seonduva dokumendi järjekorranumbrid algavad uuel õppeaastal numbrist "1". Raamatupidamislikud dokumendid algavad uuel kalendriaastal numbrist "1".
3.1.4 Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud või väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaade-tavad vastusdokumendid, samuti korduvalt saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse esmase dokumendi registriindeksi all.
3.1.5 Dokument kantakse dokumendiregistrisse vaid üks kord.
3.2. Saabunud dokumendi registreerimine
3.2.1 Saabumisel kontrollitakse dokumendi vastavust olulisematele vorminõuetele, loetletud lisade olemasolule ning adressaadi õigsust. Kui dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, siis võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning vajadusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed. Lisade puudumisel dokumenti registrisse ei kanta, vaid teatatakse sellest saatjale kirjalikult või telefoni teel. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument tagasi.
3.2.2 Saabunud dokumendi esimese lehekülje tekstist vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge. Saabumismärge sisaldab:
1) Haapsalu Sanatoorne Internaatkool
2) järjekorranumbrit (registreerimisnumbrit) dokumendiregistris
3) saabumise kuupäeva
4) sarja tähist, kuhu dokument paigutatakse
Vajadusel (märkega KIIRE jne) registreerib juhiabi ka kellaaja.
3.2.3 Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta peale järjekorranumbri:
1) dokumendi saabumise kuupäev
2) dokumendi saatja poolt märgitud kuupäev ja registriindeks
3) saatja nimi
4) dokumendi lühike sisukokkuvõte
5) struktuuriüksus või teenistuja, kellele dokument on suunatud lahendamiseks
6) vastamise aeg
7)lahendamise käik ja täitmismärge
3.2.4 Esmased andmed saabunud dokumendi kohta, kantakse registrisse saabumise päeval andmed, mis on nimetatud punktis 3.2.3 alapunktides 1 - 4. Seejärel antakse dokument läbivaatamiseks direktorile. Punktides 5 - 6 ettenähtud andmed kantakse registrisse peale direktori poolt dokumendi läbivaatamist. Seejärel annab juhiabi dokumendid täitjatele. Dokumendi menetluse lõppedes kantakse registrisse märge asja lahendamise kohta.
3.2.5 Kõik käsipostiga saabunud kirjad registreeritakse üldises korras üleandmise kuupäeval. Õpetajatele või kooli teenistujatele käsipostiga lastevanemate poolt esitatud avaldused, ettepanekud, millele oodatakse vastust, tuleb registreerida õppealajuhataja juures.
3.2.6 Kui selgub, et märkega ISIKLIK saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab isik, kellele dokument on adresseeritud.
3.3. Väljastatavate dokumentide registreerimine
3.3.1 Kõik väljasaadetavad dokumendid registreeritakse. Dokumendiregister peab sisaldama järgmisi andmeid:
1) adressaat või adressaadid
2) dokumendi kuupäev ja registriindeks
3) dokumendi väljasaatmise kuupäev
4) dokumendi liik
5) dokumendi pealkiri või sisukokkuvõte
6) lahendamise käik
3.3.2 Välja ei saadeta ega registreerita konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vormi-nõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab juhiabi dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks.
3.3.3 Kõik käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras. Arvutipostiga saadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja.
3.3.4 Dokument saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval. Dokument märkega KIIRE saadetakse välja või edastatakse pärast registreerimist viivitamata. Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga.
3.4. Dokumentide koostamine, kooskõlastamine ja allakirjutamine
3.4.1 Dokumendi koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seaduses või teistes õigusaktides ettenähtud sisu- ja vorminõuetest.
3.4.2 Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametiisikule.
3.4.3 Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu viseerimine.
3.4.4 Kui dokumendi koostaja ei arvesta kooskõlastaja märkuste ja ettepanekutega, siis võib dokumendi eelnõule lisada kooskõlastaja kirjaliku eriarvamuse.
3.4.5 Kui dokument on asjaomaste ametnike poolt kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks seaduses või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse kohaselt. Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli ametnike õigused ja pädevus dokumentidele allakirjutamiseks kehtestab direktor oma käskkirjaga. Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude vajalike materjalidega.
3.4.6 Õigusaktidele kirjutab alla seaduses sätestatud isik. Õigusaktid (käskkiri, protokoll) kirjutatakse alla ühes eksemplaris, kui seadusandluses ei ole reguleeritud teisiti. Väljasaadetavatele kirjadele kirjutatakse alla ka kooli jäävale ärakirjale.
3.4.7 Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument esmalt allakirjutamiseks astmelt madalamale ametnikule ja pärast tema allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule.
3.4.8 Kahele või enamale lehele vormistatud lepingutele allakirjutamiseks signeeritakse kõik lehed all parempoolses nurgas vabal pinnal.
3.4.9 Dokumendi õige menetluse eest vastutab dokumendi koostaja.
3.5. Dokumentide läbivaatamine ja asja lahendamise vormistamine
3.5.1 Peale dokumendi kandmist dokumendiregistrisse, antakse dokument esimesel võimalusel läbivaatamiseks direktorile. Kui dokumendil on märge KIIRE, antakse dokument viivitamatult läbivaatamiseks.
3.5.2 Direktor kirjutab dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale (ülemisse paremasse nurka) resolutsiooni, mis sisaldab:
1) selle töötaja nime, kellele dokument suunatakse
2) ettekirjutava tegevuse
3) täitmise viisi, korra põhimõtted, millest vastamisel lähtuda ja tähtajad
4) direktori allkirja ja allakirjutamise kuupäeva
3.5.3 Juhiabi märgib resolutsiooni dokumendiregistrisse ja edastab dokumendi koopia täitjale.
3.5.4 Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi ärakiri kõigile.
3.5.5 Dokumendi sisu ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud isik. Kui on mitu täitjat, siis esimesena märgitud isik.
3.5.6 Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt ühe kuu jooksul, kui seadusest ei tulene teisi tähtaegu.
3.5.7 Asja lahendamise tähtaega võib seadustest ettenähtud korras ja tingimustel piken-dada koolidirektor. Tähtaja pikendamisest teatatakse avalduse, märgukirja, pöördumise või kirja saatjale enne esialgse tähtaja saabumist kirjalikult.
3.5.8 Kui asja lahendamine ei kuulu kooli pädevusse, siis edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale.
3.5.9 Kui kooli töötajale on saabunud dokument nimeliselt või ametinimetuse järgi ja küsimusele vastamine ja lahendamine kuulub selle töötaja ametiülesannetesse, siis ta lahendab ja vastab küsimusele ise. Kui küsimuse lahendamine ei kuulu töötaja pädevusse, annab ta kirja juhiabi kaudu direktorile koos arvamuse ja ettepanekuga küsimuse lahendamise võimaluste kohta.
3.5.10 Dokumendi lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadusest ei tulene teisiti.
3.5.11 Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi teksti edastamine faksi või muu sidevahendiga.
3.5.12 Vastust või lahendamist vajavad dokumendid võtab juhiabi kontrolli alla. Enne tähtaja saabumist teeb ta meeldetuletuse täitjale.
3.5.13 Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud või dokumendile on vastatud.
3.5.14 Kui dokument ei nõua vastuskirja või asja lahendus on saavutatud muul viisil: (andmed edastatud telefoni teel kuupäev, nimi, allkiri). Kui on vastu võetud seda küsimust reguleeriv õigusakt, siis viseerib täitja selle dokumendi esimese lehe vabale pinnale ja allkirjastab selle. Andmed asja lahendamise kohta (täitmismärge) kantakse dokumendiregistrisse.
3.6. Dokumentide loetelu ja selle koostamine
3.6.1 Toimik on asjaajamisperioodi jooksul vastavas sarjas tekkinud dokumentide kogum. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga aluseks on sarjade loetelu. Iga struktuuriüksuse juht seab sisse ja hoiab korras tema poolt koostatavad toimikud.
3.6.2 Toimikud peetakse asjaajamisperioodi kaupa.
3.6.3 Toimiku avamisel kantakse sellele:
1) dokumendisarja nimetus
2) dokumendisarja tähis
3) asjaajamisperiood
3.6.4 Sarjade loetelu vormistatakse käesoleva korra lisale. Kui sarjade loetelu kasutatakse toimikute arhiivi üleandmisel üleandmis-vastuvõtmisaktina või ajutise säilitustähtajaga toimikute nimistuna, täiendatakse loetelu lahtriga "Toimikute arv".
3.6.6 Sarjade loetelule kirjutab alla kooli juhiabi.
3.6.7 Sarjade loetelu vormistatakse kahes eksemplaris. Ühte eksemplari kasutatakse tööeksemplarina, teist arhiivis toimikute nimistus.
3.6.8 Sarjade loetelusse kantakse kõik asutuses peetavad toimikud, kartoteegid, registreerimisraamatud sh arvutis peetavad registrid ja andmekogud.
3.6.9 Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumendisarjale. Säilitustähtaeg kehtestatakse aastates tähtajalisena, pikaajalisena (üle 10 aasta) ja alalisena.
3.6.10 Dokumendisarja moodustamisel kasutatakse kindlaid tunnuseid:
1) liik
2) sisu
3) koht moodustaja asjaajamises
4) tegevus või ülesanne
5) säilitustähtaeg
3.6.11 Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asjaajamise või asja lõpetamise kuupäevast.
3.6.12 Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid tagastatakse koostjale lõplikuks vormistamiseks.
3.6.13 Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, milles näidatakse, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati.
3.6.14 Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte sarja saabunud või väljassaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse sarja pealkiri peab kajastama vähemalt dokumendiliiki ja sisu.

üles

4. TOIMIKUTE ETTEVALMISTAMINE SÄILITAMISEKS

4.1 Pärast asjaajamisperioodi lõppemist valmistatakse toimikutesse kogutud dokumendid ette säilitamiseks ja kasutamiseks. Selleks:
1) tehakse dokumentidele teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis
2) vormistatakse toimikud
3) täidetakse sarjade loetelu lahter "toimikute arv"
4) antakse toimikud kooli arhiivi
4.2 Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis seisneb asjaajamisaasta jooksu moodustunud toimiku väärtuse hindamises. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas sarjade loetelu järgi toimikule antud pealkiri vastab piisavalt tema sisule ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti. Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja või muudetakse säilitustähtaega. Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud dokumendi mustandid ja koopiaeksemplarid. Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal, säilitatakse mõlemad juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne menetletud, säilitatakse ainult originaal.
4.3 Dokumentide väärtuse ekspertiisikomisjoni määrab direktor oma käskkirjaga.
4.4 Paberkandjal arhivaalid (dokumendid) valmistatakse alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt:
1) arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest
2) liigsed arhivaalide koopiad eraldatakse
3) arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel
4) paberiga kontaktis olevad metallkinnised eraldatakse ja alalisele ja pikaajalisele säilimisele kuuluvad toimikud õmmeldakse.
5) arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus
6) avaliku arhiivi nõudel lehed nummerdatakse
7) toimikud, mapid, karbid tähistatakse
4.5 Arhivaalide tähistamine
Tähistamiseks märgitakse toimikul mapile, karbile vms vähemalt järgmised identifitseerimiseks ja juurdepääsuks järgmised andmed:
1) kooli nimi – Haapsalu Sanatoorne Internaatkool
2) asjaajamisindeks või tähis
3) pealkiri
4) piirdaatumid
5) tähis arhivaalide loetelu järgi
4.6 Säiliku lehtede numbrid pannakse lehtede paremale ülemisele nurgale grafiitpliiatsiga. Suureformaadilised dokumendid (A3) nummerdatakse avatult. Toimikus olevate lehtede arv märgitakse tõestavas kirjes.
4.7 Säiliku piirdaatumiteks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse selle kooli saabumise, st registreerimise kuupäev. Aastaplaanide ja aruannete puhul toimiku piirdaatumeid ei märgi, vaid näidatakse pealkirjas aasta.
4.8 Kui asutuse nimi muudetakse aasta keskel, kantakse säiliku kaanele mõlemad nimed.
4.9 Säilitamiseks ettevalmistatud säilikute kohta koostatakse nimistud.
4.10 Alalise ja pikaajalise (üle 10 aastase) säilitustähtajaga säilikud antakse üle arhiivi hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga säilikud süstematiseeritakse kooli arhiivis ja kantakse nimistusse. Nimistu säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja piirdaatumitega. Nimistu vormistatakse vastavalt käesolevate korra lisale.
4.11 Ühte toimikusse pannakse kuni 200 lehte.
4.12 Sarjade loeteluga kehtestatud skeem on säilikute süstematiseerimise aluseks. Vajaduse korral on lubatud süstematiseerimise skeemi muuta kooskõlastatult arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alalisele säilitamisele annab.
4.13 Nimistu kooskõlastatakse vastava arhiiviga, kuhu kool oma dokumente alalisele säilitamisele annab, hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Nimistu kinnitab kooli direktor.
4.14 Säiliku valmistab arhiivi üleandmiseks ette kaustu pidanud töötaja (juhiabi, pearaamatupidaja, direktori asetäitja majanduse alal, direktori asetäitja õppe-kasvatuse alal, raamatukoguhoidja, huvijuht).

üles

5. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE, KASUTAMINE, HÄVITAMINE

5.1. Kool tagab dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle.
5.2. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse lukustatavates kappides ja riiulitel ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.
5.3. Kooli arhiivis pevad olema dokumentide säilitamiseks vajalikud tingimused ja säilikute arvestusdokumentatsioon.
5.4. Kooli töötajatel on õigus oma ametiülesannete täitmiseks laenutada kooli arhiivist toimikuid ja dokumente. Laenutamine registreeritakse vatavasse zurnaali juhiabi poolt.
5.5. Teistele asutustele ja juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid ja dokumente direktori või asjaajamise korraldamise eest vastutava isiku (juhiabi, pearaamatupidaja, struktuurüksuse juht) loal. Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:
1) asutus või isik, kellele dokument laenutatakse
2) laenutamise eesmärk
3) toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (pealkiri, tähise nr, arhiivi leidandmed)
4) tagastamise tähtaeg
5) isiku allkiri ja allkirja desifreering, kellele dokument laenutatakse
6) fikseeritakse laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte ja dokumentides sisalduva informatsiooni avaldamine ilma kooli kirjaliku loata
7) kohustus hoiduda dokumendi hävimise, kaotsimineku ja jms eest Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad osapooled.
5.6 Kool väljastab arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt isikute päringutele teatisi või dokumentide tõestatud väljavõtteid. Teatisele kirjutab alla koolidirektor ning see tõestatakse pitsatiga.
5.7 Dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, kuuluvad hävitamisele. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis.
5.8 Dokumentide hävitamine toimub akti alusel, mille kohta koostatakse kava. Hävitamisakti kava esitatakse avalikule arhiivile. Arhivaalid hävitatakse pärast hindamisotsuse saamist. Kool hävitab hävitamisakti kantud arhivaalid ühe kuu jooksul. Akti märgitakse:
1) hävitatavate toimikute aastaarvud
2) toimikute pealkirjad
3) toimikute arv
4) vajaduse korral selgitused
Aktile kirjutavad alla selle struktuurüksuse juht, mille toimikuid hävitatakse ja kooli sekretär.
5.9 Direktor tagab tingimused dokumentide säilitamiseks ja organiseerib arhiivi korrastamise vastava ala spetsialistide kaudu.

üles

6. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

6.1 Enne ametist vabastamist, teenistuskoha muutmise ning puhkusele mineku korral on teenistuja kohustatud asjaajmise üle andma selle vastuvõtuks määratud isikule.
6.2 Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmise aktiga.
6.3. Akt peab sisaldama:
1) üleandja lahendamisel olevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu
2) pooleli olevate õigusaktide eelnõu loetelu
3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu
4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu
6.4 Kooli juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmis-vatuvõtmisakt sisaldama lisaks punktis 6.3. loetletud andmetele järgmisi andmeid:
1) kooli koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv
2) kooli eelarvevahendite seis
3) kooli pitsatite arv, liigid ja asukoht ning nende eest vastutava ametniku kohta (nimi, ametikoht)
4) kooli direktori ametist lahkumise korral viimasena tema poolt allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile
5) üldandmed kooli arhiivi kohta
6.5 Akt vormistatakse üldplangile kolmes eksemplaris. Akti pealkirjaks on "Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine", järgneb tekst, üleandja ametinimetus ja nimi, vastuvõtja ametinimetus ja nimi, üleandmise juures viibivate isikute nimed ja nende ametinimetused, loetletakse dokumendid, toimikud, pitsatid jms, mida üle antakse, akti eksemplaride arv ja jaotus. Akt allkirjastatakse mõlema osapoole poolt (üleandja, vastuvõtja) ning käskkirjaga määratud komisjoni liikmete poolt. Allkirjastatud eksemplarid saavad üleandja, vastuvõtja ja kool.
6.6 Kooli direktori vahetumisel (Haridus- ja Teadusministri käskkirja alusel) asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt koostatakse neljas eksemplaris, mille kinnitab Haridus- ja Teadusminister. Allkirjastatud ekemplarid saavad üleandja ja vastuvõtja, kool ja Haridus- ja Teadusministeerium.
6.7 Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allakirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakase aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
6.8 Akt registreeritakse kooli dokumendiregistris.

üles

7. TEABENÕUE

7.1 Teabenõue on teabenõudja poolt Haapsalu Sanatoorsele Internaatkoolile esitatud taotlus teabe saamiseks.
7.2 Teabenõudja on isik, kes esitab Haapsalu Sanatoorsele Internaatkoolile teabenõude.
7.3 Haapsalu Sanatoorne Internaatkool on kohustatud võimaldama juurdepääsu oma valdustes olevale teabele. Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli teabele juurdepääsu korraldamise eest vastutab koolis direktor.
7.4 Juurdepääs teabele võimaldatakse Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli poolt:
7.4.1 teabenõude täitmisega
7.4.2 taeabe avalikustamisega.
7.5 Teabenõuede kohta kehtivad nõuded:
7.5.1 Teabenõudes tuleb suuliselt või kirjalikult esitada järgmised andmed:
· teabenõudja ees- ja perekonnanimi;
· asutuse või juriidilise isiku nimel esitatud teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus;
· teabenõudja sideandmed, mille kaudu saaks teabe väljastada või teabenõudjaga ühendust võtta;
· taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või teabenõudjale teada olevad dokumendirekvisiidid;
· taotleva teabenõude täitmise viis.
7.6 Kui isik taotleb teavat, milles sisalduvad tema või kolmandate iskute delikaatsed või eraelulised isikuandmed, esitab ta Haapsalu Sanatoorsele Internaatkoolile isikut tõendava dokumendi enda isikut tõendades.
7.7 Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli juhiabi registreerib teabenõude selle saamise päeval või hiljemalt saamisele järgmisel tööpäeval ning edastab saadud teabenõude direktorile esimesl võimalusel. Teabenõuet ei pea registreerima, kui see on anonüümne või on esitatud suuliselt ja täidetakse viivitamatult.
7.8 Direktor määrab teabenõude täitja ning teabenõue edastatakse märgitud isikule juhiabi poolt viivitamatult.
7.9 Teabenõue väljastatakse mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.
7.10 Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis juhiabi teavitab sellest teabenõudjale viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks ning sel juhul võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani.
7.11 Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.
7.12 Teabenõue loetakse Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli poolt täidetuks, kui:
· teave on teabenõudjale edastatud;
· teabenõue on edastatud vastavalt kuuluvusele (kool ei valda taotletavat teavet) ja sellest on teabenõudjale teatatud;
· teabenõudjale on selgitatud võimalust tutvuda avalikustatud teabega.
7.13 Avalikustatud teave Haapsalu Sanatoorse Internatkooli kohta asub Haapsalu Sanatoorse Internaatkooli koduleheküljel aadressiga:
www.hsik.edu.ee

üles

8. DIGITAALALLKIRI

8.1 Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
8.2 Digitaalallkiri moodustatakse allkirja andja poolt allkirja andmise ahendi abil, millele vastab üheselt allkirja kontrollimise vahend.
Haapsalu Sanatoorse Internaatkoolis käesoleval momendil digitaalallkirja ei kasutata.

üles